Uso de imagem de colaborador e LGPD: o que a sua empresa pode e não pode fazer
Toda empresa tem aquela pasta. Fotos da confraternização, do treinamento, da inauguração da nova planta, do time reunido no refeitório. Quando o marketing precisa de uma imagem para o relatório anual ou para o LinkedIn, alguém abre a pasta e usa.
O problema costuma aparecer depois. Um colaborador que saiu há três anos vê o próprio rosto num anúncio pago. Uma pessoa que nunca assinou nada aparece na capa do material institucional. Nesse ponto a conversa deixa de ser sobre comunicação e passa a ser sobre risco jurídico.
Uso de imagem de colaborador e LGPD
Este guia explica o que a LGPD exige de fato, qual base legal se aplica a cada finalidade e por que o gargalo real quase nunca está no papel assinado.
A foto do colaborador é dado pessoal
A LGPD (Lei 13.709/2018) define dado pessoal como qualquer informação relacionada a pessoa identificada ou identificável. Um rosto reconhecível se enquadra nessa definição de forma direta.
Isso significa que fotografar, armazenar, editar, publicar, compartilhar com uma agência e arquivar são todas operações de tratamento de dados pessoais. Cada uma precisa de finalidade definida e de base legal.
Há um agravante: quando a imagem é usada para reconhecimento facial, controle biométrico de ponto ou de acesso, ela deixa de ser dado pessoal comum e passa a ser dado pessoal sensível, com um conjunto de regras mais rígido. Nesses casos a base do legítimo interesse não pode ser usada.
Existem duas camadas de proteção, não uma
A LGPD não revogou o direito de imagem, ela se somou a ele.
O Código Civil, no artigo 20, já protegia a imagem da pessoa contra uso não autorizado. E a Súmula 403 do Superior Tribunal de Justiça consolidou que o uso não autorizado de imagem com fins econômicos gera dever de indenizar independentemente de prova de prejuízo.
Ou seja, mesmo que a empresa acerte a base legal da LGPD, ainda pode responder na esfera civil e trabalhista pelo uso comercial da imagem sem autorização. São dois processos possíveis, com fundamentos diferentes.
Consentimento é a base mais usada e a mais frágil
A reação natural do RH é pedir uma assinatura. Faz sentido, mas exige cuidado.
Na relação de trabalho existe assimetria: de um lado o poder de contratar e demitir, de outro a subordinação. Doutrina e jurisprudência trabalhista questionam com frequência se um consentimento pedido nesse contexto é realmente livre. Um termo assinado sob pressão implícita pode ser considerado inválido.
Além disso, o consentimento tem três características que criam insegurança para a empresa:
1. É revogável a qualquer momento (art. 8º, § 5º), por procedimento gratuito e facilitado. O colaborador pode voltar atrás na semana seguinte à campanha ir ao ar.
2. Precisa constar em cláusula destacada das demais cláusulas contratuais quando dado por escrito (art. 8º, § 1º). Uma linha perdida no contrato de trabalho não resolve.
3. O ônus da prova é da empresa (art. 8º, § 2º). Se o colaborador contestar, cabe ao controlador demonstrar que obteve o consentimento válido.
A recomendação técnica mais aceita é simples: quando existir outra base legal adequada, use a outra base. Reserve o consentimento para o que ele realmente é, uma escolha livre em que a recusa não traz nenhum prejuízo à pessoa.
Qual base legal usar em cada situação.
Uso de imagem de colaborador e LGPD
A pergunta certa não é "preciso de autorização?", e sim "para que essa foto vai ser usada?". A finalidade define a base legal.
Finalidade | Base legal mais adequada |
Foto de crachá, sistema de RH, controle de acesso | Execução do contrato de trabalho |
Registro exigido por norma legal ou regulatória | Cumprimento de obrigação legal |
Comunicação interna informativa, mural, intranet, memória institucional | Legítimo interesse, com teste de balanceamento documentado |
Marketing, publicidade, redes sociais, site institucional, campanhas | Consentimento específico e por escrito |
Reconhecimento facial, biometria | Regras de dado sensível, legítimo interesse não se aplica |
Sobre o legítimo interesse, vale um alerta. Ele não é uma base de conveniência. Em fevereiro de 2024 a ANPD publicou o guia orientativo dessa hipótese legal e reforçou que o uso exige análise fundamentada caso a caso, teste de balanceamento entre o interesse da empresa e os direitos do titular, avaliação da expectativa legítima da pessoa naquele contexto e um canal acessível para o exercício de direitos.
Foto de confraternização no mural interno tende a caber. A mesma foto virando anúncio pago não cabe, porque ninguém que posou no refeitório espera aparecer numa campanha comercial.
Autorização genérica não protege ninguém
O modelo mais comum no mercado é também o mais fraco: "autorizo o uso da minha imagem para os fins que a empresa julgar convenientes, por prazo indeterminado".
Isso contraria o princípio da finalidade específica. Um termo que funciona precisa deixar explícito:
● Finalidade: para que a imagem será usada, item por item.
● Canais: site, redes sociais, material impresso, relatório anual, imprensa, comunicação interna.
● Prazo: por quanto tempo, com data final clara.
● Território: Brasil ou uso internacional.
● Onerosidade: se a cessão é gratuita.
● Revogação: como a pessoa pede a retirada e em quanto tempo a empresa atende.
● Vigência após o desligamento: o ponto que quase todos os modelos esquecem.
O colaborador saiu da empresa. Você ainda pode usar a foto?
Depende inteiramente do que foi escrito no termo.
Se o documento previu prazo que se estende além do vínculo empregatício, o uso segue válido dentro daquele prazo. Se o termo foi omisso quanto ao desligamento, o terreno é cinzento e a orientação prudente é retirar a imagem de peças ativas. Se houve revogação expressa, a retirada é obrigatória, e a empresa precisa conseguir localizar todos os lugares onde aquela imagem foi parar.
É exatamente aqui que a maioria das empresas trava.
O gargalo real não é jurídico, é de acervo
Na prática, quando chega o pedido de retirada, o time de comunicação descobre que:
● Ninguém sabe quem aparece em cada foto do acervo, porque não há registro das pessoas identificadas;
● O termo assinado está numa gaveta do RH ou num PDF solto no Drive, completamente desconectado do arquivo de imagem;
● Não existe prazo de validade registrado, então material vencido continua circulando;
● Não há registro de quem baixou o quê, nem quando;
● A mesma foto está em quatro lugares: pasta compartilhada, WhatsApp da equipe, HD da agência e apresentação de alguém.
Conformidade documental sem controle do acervo é conformidade no papel. A empresa tem a autorização assinada, mas não consegue cumprir a revogação, nem provar que respeitou o prazo, nem responder rápido a uma reclamação.
Checklist de conformidade do seu acervo de imagens
1. Mapeie as finalidades reais de uso das imagens de pessoas na empresa.
2. Defina a base legal para cada finalidade, e documente a escolha.
3. Substitua autorizações genéricas por termos específicos, com prazo e canais definidos.
4. Registre o termo junto à imagem, não em um arquivo separado.
5. Estabeleça prazo de validade para cada material e um procedimento de expurgo.
6. Controle quem tem acesso a quais categorias de imagem.
7. Crie um canal simples para o colaborador pedir a retirada, e um processo capaz de cumprir o pedido.
Como o Imaz resolve a parte operacional
O Imaz é uma plataforma de banco de imagens corporativo criada justamente para fechar essa lacuna entre o documento e o arquivo:
● Autorização anexada à imagem. As autorizações de uso e os dados das pessoas que aparecem na foto ficam registrados no próprio arquivo, não em uma pasta paralela.
● Identificação de pessoas por IA. A plataforma reconhece pessoas, objetos e cenários, o que permite localizar rapidamente todas as imagens de um mesmo colaborador quando chega um pedido de retirada.
● Validade e exclusão programada. Você registra o prazo de uso e programa a data em que a imagem sai do sistema, evitando uso indevido por esquecimento.
● Campos de direito de uso e restrição de campanha. O limite de uso viaja junto com o arquivo, visível para quem for baixar.
● Permissão por usuário e por categoria. Cada área acessa apenas o que lhe cabe, com grupos e aprovação de acessos.
● Relatórios de uso. Os administradores acompanham dentro da plataforma quem fez upload, quem acessou e quem baixou.
Baixe o modelo de termo de autorização
Preparamos um modelo editável de Termo de Autorização de Uso de Imagem e Voz, em Word, com campos de finalidade, canais, prazo, território e revogação, além do bloco de informações exigido pela LGPD.
E se o desafio da sua empresa não é o termo, e sim encontrar as imagens e controlar o uso delas, solicite uma apresentação do Imaz.
Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação de um profissional ou departamento jurídico. Cada empresa deve avaliar seu contexto específico, preferencialmente com apoio do encarregado pelo tratamento de dados pessoais.
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