Como organizar as fotos e vídeos da sua empresa

Ter o acervo de imagens da empresa organizado e disponível é mais do que uma questão de estética.

É uma vantagem estratégica.

Fotos bem catalogadas, com fácil acesso e informações completas, economizam tempo, reduzem custos e fortalecem a identidade visual da marca.

Por que organizar o acervo é tão importante

1. Economia de tempo

Quando as imagens estão organizadas, qualquer colaborador pode encontrar rapidamente o que precisa — seja para uma campanha, uma apresentação ou um post nas redes sociais.

Em vez de perder horas procurando entre pastas desordenadas, bastam alguns segundos para localizar o arquivo certo.

2. Redução de custos

Um acervo desorganizado faz diferentes áreas produzirem fotos parecidas, repetindo o trabalho.

Ao centralizar as imagens, a empresa evita gastos desnecessários com novas produções e otimiza o uso do conteúdo que já existe.

3. Identidade visual consistente

Ter um estilo visual padronizado nas fotos e vídeos reforça o posicionamento da marca.

Quando todos os materiais seguem a mesma linguagem de cor, enquadramento e iluminação, a comunicação se torna mais profissional e coerente.

4. Segurança e controle

Manter o acervo em um ambiente seguro, com backup e controle de acesso, é fundamental para evitar perdas ou vazamento de dados — especialmente em empresas que lidam com campanhas sigilosas, produtos inéditos ou imagens de colaboradores.

Passo a passo para organizar as fotos da empresa

1. Centralize todas as imagens

Reúna todas as fotos em um só lugar — pode ser uma pasta na rede, Google Drive, SharePoint ou Dropbox.

Envie um link interno e peça para que todos os colaboradores façam o upload das imagens que possuem.

2. Crie uma estrutura de categorias

Organize por:

• Tipo de imagem (eventos, produtos, retratos, campanhas etc.)

• Área da empresa (marketing, RH, imprensa, produtos)Essa estrutura facilita a busca e garante que cada time acesse apenas o conteúdo relevante.

• 
  

3. Adicione informações às imagens

Inclua o máximo possível de informações — data, local, evento, pessoas retratadas, autor e direitos de uso.Esses detalhes ajudam a encontrar as imagens rapidamente e a manter a organização ao longo do tempo.

4. Use metadados para registrar as informações

Os metadados são informações gravadas dentro do próprio arquivo de imagem — como título, descrição, palavras-chave e direitos autorais.Eles são essenciais para manter as informações vinculadas à foto, mesmo que ela seja movida de pasta ou enviada para outro sistema.Programas como Adobe Bridge, Lightroom, Photoshop ou ferramentas de gestão de ativos digitais permitem editar e visualizar esses dados.

5. Escolha o ambiente certo para armazenar

Se sua empresa tem poucas imagens e poucos usuários, ferramentas como Google Drive ou Dropbox podem funcionar bem.

Mas, à medida que o acervo cresce, fica difícil manter controle, buscas rápidas e permissões de acesso.

Para empresas com grande volume de fotos e vídeos, o ideal é adotar um sistema de gestão de ativos digitais (DAM) — como o Imaz.

O papel do Imaz na organização de acervos corporativos

O Imaz é uma plataforma especializada em organizar, armazenar e distribuir acervos de imagens e vídeos corporativos.

Com ele, é possível:

• Buscar rapidamente por palavras-chave ou pessoas;

• Controlar acessos e permissões de cada área;

• Garantir segurança e backup automático;

• Centralizar toda a comunicação visual da empresa em um só lugar.

  
  

Além da tecnologia, o Imaz oferece consultoria especializada para organizar o acervo da sua empresa desde o início — estruturando categorias, metadados e fluxos de aprovação.

Organizar as fotos da empresa é investir em produtividade, economia e imagem institucional.

Com o suporte certo, o caos das pastas desordenadas dá lugar a um acervo inteligente, seguro e acessível.

Quer organizar o acervo da sua empresa?

A equipe do Imaz pode te ajudar a estruturar, migrar e padronizar todo o conteúdo visual.

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